15. joulukuuta 2017

Pääsihteerin vuosi 2017 / Segretary general's year 2017

Kaikki varmasti jatkuvasti miettivät, että mitähän ihmettä teen oikeasti työkseni. Hoidan toki opiskelijakorttiasiat, mutta kalenteriani läpi käydessä tämän vuoden osalta, kuuluu työhöni paljon muutakin. Löysin kalenteristani 85 ajanvarausta kokouksille ja palavereille ja viitisentoista matkustuspäivää. Vähemmän virallisia tapaamisia on varmasti saman verran kuin virallisiakin, tapaamisten aiheet vaihtelevat laajasti opiskelijoiden hyvinvoinnista sekä edunvalvonnasta uuden kampuksen suunnitteluun ja yhteistyökumppanien tapaamisista kollegojen näkemiseen. Paljon keskusteluja voi onneksi käydä myös verkkoyhteyden välityksellä, mikä säästää aikaa muihin tehtäviin.

Tänä vuonna isompia projekteja kohdallani ovat olleet uuden amk-opiskelijakortin käyttöönotto, jäsenrekisterin uudistaminen, opiskelijakahvilan liiketoiminnan suunnittelu uudelle kampukselle sekä grillikotani terassin ja aidan hionta sekä maalaus kesälomallani. Loppuaika on todennäköisesti mennyt hallituksemme puheenjohtajan Joelin kanssa keskustellessa Mäntyharjun ajankohtaisista tapahtumista eli kaikki työaikani on tehokkaasti käytössä!

Alussa mainitsemani 15 matkustusvuorokautta koostuvat pääasiassa SAMOKin järjestämistä seminaareista ja koulutuksista. Vuoden aloittaa tammikuussa perinteinen Lähtölaukaus-risteily, mihim kokoontuvat käytännössä kaikki Suomen opiskelijakuntatoimijat, helmikuussa oli perinteinen puheenjohtajien ja pääsihteerien/toiminnanjohtajien tapaaminen, maaliskuussa perinteinen kevätseminaari, toukokuussa perinteiset henkilöstöpäivät, lokakuussa perinteinen puheenjohtajien ja pääsihteerien/toiminnanjohtajien tapaaminen, marraskuussa perinteinen oman porukan syysevakko ja perinteiset henkilöstöpäivät. Tänä vuonna jäi väliin ainakin ammattikorkeakoulupäivät ja kesäseminaari. Perinteisiä nämä ovat siksi, että olen noin kahdeksan vuotta käynyt näissä samoissa tai vastaavissa tapahtumissa.



Niin sanottuihin rutiinitöihini kuuluvat LAMKOn taloudesta ja hallinnollisista tehtävistä vastaaminen. Pyrin siihen, että luottamushenkilömme voivat rauhassa keskittyä omiin vastuualueisiinsa ilman, että heidän täytyy olla huolissaan tai käyttää ylimääräistä aikaa vaikkapa varmistuakseen, onko lakisääteiset työnantajavelvoitteet suoritettu tai laskut maksettu. Byrokratiaan kuluu yllättävän paljon aikaa LAMKOnkin kokoisessa organisaatiossa, onneksi lähes kaiken voi hoitaa sähköisesti. Seuraava askel olisikin löytää järkevä järjestelmä kokouspöytäkirjojen täydelliseen sähköiseen hallintaan, mutta katselen sitä kenties ensi vuoden puolella. Tuleva muutto Mukkulan kampukselle tuo kevään ja alkukesän aikana oman kuormituksensa, sillä toimin myös LAMKin opiskelijajärjestöjen osalta muuttovastaavana.

Täytyyhän työn ohella olla hieman hupiakin ja mahdollisuuksien mukaan käyn tekemässä laaduntarkkailua tapahtumissamme. Eilen (keskiviikkona) suoritin tätä tärkeää tehtävää LAMKOn ja Liron järjestämissä pikkujoulubileissä Wintissä. Reilu viikko sitten vietimme LAMKOn 20-vuotisjuhlia Seurahuoneella ja ne läpäisivät tiukat laatustandardimme heittämällä! Näillä sanoin oikein hyvää loppuvuotta kaikille ja nollataan kunnolla lomalla, jotta tammikuussa taas jaksetaan painaa rahan takii!

Jari Koistinen
Pääsihteeri














--

I’m sure that every one of you are constantly thinking, what I’m actually doing at the office. Naturally I handle all the matters concerning student cards but when I checked my this year’s calendar, I’ve done something else too. I found 85 reservations for meetings (and at least the same amount of not-so-official meetings) and about fifteen days spent for work trips. The topics have changed from student welfare to promotion of interests, from planning new campus to meetings with partners and colleagues. Luckily many of these meetings have been online so it saves time for other tasks.

This year my biggest projects have been the launch of new student card, implementing new member register, planning campus café and painting the terrace of my grill hut during my summer vacation. The rest of time has probably gone chatting with our chairman Joel about the breaking news of Mäntyharju (a small town in south Savo area) so all the time is well spent for sure!

I mentioned the fifteen traveling days in the beginning. They mainly consist of SAMOK seminars and events. In January we have traditional Lähtölaukaus-cruise which gathers all the board members of every UAS student union in Finland to the same boat. In February we had traditional meeting of chairmen and secretary generals, in March we had traditional Spring seminar, in May we had traditional personnel seminar, in October we had traditional meeting of chairmen and secretary generals, in November we had our own planning seminar and traditional personnel seminar. Lots of traditional events as I’ve visited these seminars for the past eight years.



My so-called routine tasks consists of administrating LAMKO’s paper work and finance. I want that our board members can focus on their own main responsibilities without having a need to worry or spend extra time to make sure that all our legal matters are set or have all the invoices been paid. This bureaucracy takes surprisingly lot of time even in organization size of LAMKO, luckily almost everything can be done online. Someday I want to find a reasonable priced system to make all of our minutes to digital form and get rid of the last paper files. Maybe next year. Moving to new campus next summer requires also my time, as I am also a contact person for other student associations of LAMK concerning the move.

Of course, we need to have some fun aside the work and every now and then I try to make quality control check in our events. This week’s Wednesday we had our Pre-Christmas party and two weeks ago we had LAMKO’s 20th anniversary gala at Seurahuone and these events passed our restrict quality standards by far! With these words, I want to wish you an excellent end of the year and let’s reset our brains during the Christmas break so we have energy again in January to get back in business!

Jari Koistinen
Secretary General


Ei kommentteja:

Lähetä kommentti